Назначение программного комплекса.

Программный комплекс «Делопроизводство V.3.1» (далее – ПК) -   предназначен   для учета и регистрации документов,  контроля их исполнения , рассылки   исполнителям, ведения справочной работы, планирования работы, ведения учет а бланков строгой отчетности, оформления заявок на пропуск, подготовки  различных отчетов и другие функции.

ПК состоит из двух  модулей: программы Делопроизводство- Администратор (серверная часть, файл delo_v3_1.exe), программы Делопроизводство-Пользователь  (клиентская часть, файл klient.exe). Эти программы могут находиться на одном компьютере или на разных компьютерах в локальной сети. 

ПК Делопроизводство имеет следующие функции:  

создание  списков администраторов, руководителей , секретарей, пользователей и организация парольного доступа их в программу;

регистрация поступающих документов, ведение резолюций, постановка их на контроль;

ведение учета движения документов;

классификация документов  в соответствие с номенклатурой дел;

ведение инвентарных карточек документов;

оперативное доведение документов по электронной почте до удаленных пользователей;

ведение справочной работы;

Программа Пользователь имеет  следующие функции:

регистрации пользователя при входе в программу;

просмотр зарегистрированных документов, резолюций;

просмотр документов поставленных на контроль;

быстрый поиск и просмотр  документов в справочнике;

другие функции/

ПК работает в 32 разрядной ОС Windows 95/98/ME/NT/2000/XP.  Минимальные требования: компьютер, локальная сеть с установленной ОС Windows,  20 Мбайт  места на жестком диске для установки программы и  до 2  Мбайт для ведения БД.

Инсталляционный пакет составляет 11,8 Мбайт.

Организация работы с ПК.

ПК может использоваться различными способами, зависимыми от технической оснащенности организации, технологии ведения работы с документами, а также личных предпочтений делопроизводителей и исполнителей:

1. Автономное использование.

   Этот способ является единственно возможным при отсутствии в организации   локальной вычислительной сети или компьютеров у исполнителей. ПК    устанавливается на компьютер делопроизводителю (секретарю), который    осуществляет ее эксплуатацию в полном объеме. Делопроизводитель лично   напоминает ответственным сотрудникам о неисполненных документах и   контролирует сроки их исполнения.

2. Сетевое использование только делопроизводителями.

Если, при наличии сети, решено использовать ПК в сетевом режиме ,программа устанавливается   на нескольких компьютерах (групповой тип лицензии) ответственным делопроизводителям, которые работают  с единой базой документов. Пользователь не имеют доступа к БД документов.

3. Сетевое использование с привлечением исполнителей.

В этом варианте программа устанавливается, по возможности, всем участникам    процесса документооборота. Делопроизводители (секретари) осуществляют ввод   карточек документов и отписывают их, исходя из резолюции руководящего лица,   исполнителям. Исполнители просматривают и отрабатывают документы для своего уровня иерархии.

Условия применения:

 Для работы ПК необходимо, чтобы на автоматизированном рабочем месте были установлены следующие компоненты:

32 разрядная ОС Windows 98/ME/NT/2000/XP/7;

10 Мбайт  места на жестком диске ПЭВМ для установки программы и  до 50  Мбайт для ведения БД.

При использовании в локальной вычислительной  сети (далее - ЛВС), необходимо использовать   ПЭВМ (рабочие станции) с указанной выше конфигурацией, под управлением сервера. Если  в ЛВС  отсутствует сервер, то одновременная работа с модулями программы ограничивается возможностями ОС Windows (10 рабочих станций).

Программа должна функционировать на персональных электронных вычислительных машинах (ПЭВМ) класса Pentium-IV. Минимальные требования к техническим характеристикам ПЭВМ: